Zakres zadań zawodowych wykonywanych przez stażystę

1. Zaznajomienie się z organizacją i zadaniami realizowanymi przez Centrum Edukacyjno-Wdrożeniowe w Chojnicach oraz przepisami i wytycznymi regulującymi działanie jednostki (m.in. ustawa o samorządzie powiatowym, instrukcja kancelaryjna, ustawa o ochronie danych osobowych, wytyczne dotyczące promocji projektów UE dla beneficjentów RPO dla województwa pomorskiego na lata 2014-2020, przepisy BHP i ppoż itp.),
2. Realizacja zadań związanych z organizacją konferencji, seminariów, szkoleń i innych przedsięwzięć w CEW: prowadzenie rozmów, korespondencji i spotkań z klientem, uzgadnianie i przyjmowanie zleceń, planowanie harmonogramu i szacowanie kosztów konferencji, opracowywanie i przekazywanie informacji dot. przedsięwzięcia prelegentom i uczestnikom, pozyskiwanie ofert i organizacja pracy podwykonawców (catering, sprzątanie, fotograf) przygotowanie sali i sprzętu konferencyjnego, organizacja cateringu, rejestracja zgłoszeń, nadzorowanie przebiegu przedsięwzięcia pod względem wygody i bezpieczeństwa uczestników, promowanie działań klienta związanych z konferencją, prowadzenie dokumentacji i podsumowanie konferencji (gromadzenie list obecności, podsumowanie ankiet ewaluacyjnych),
3. Realizacja działań promocyjnych związanych z organizowanymi konferencjami, szkoleniami i innymi przedsięwzięciami,
4. Poszukiwanie źródeł finansowania konferencji, szkoleń i innych przedsięwzięć, w tym poszukiwanie sponsorów oraz dostępnych dotacji, pomoc w opracowywaniu wniosków o dofinansowanie,
5. Realizacja drobnych prac w sekretariacie i na potrzeby działu księgowości (np. przygotowywanie kalkulacji, wzorów umów, deklaracji podatkowych)

- przestrzeganie zasad i przepisów BHP, ochrony ppoż i ergonomii w zakresie planowania i prowadzenia konferencji,

- obsługa urządzeń biurowych i multimedialnych: komputer, telefon, fax, drukarka, skaner, projektów, mikrofon,

- diagnozowanie potrzeb klienta w zakresie organizacji konferencji, szkoleń i podobnych przedsięwzięć, prowadzenie rozmów z klientem zgodnie z zasadami dobrego wychowania

- planowanie i organizowanie zasobów związanych z konferencjami,

- sporządzanie wstępnych kalkulacji kosztowych,

- ustalanie zakresu współpracy z podwykonawcami, organizacja pracy,

- planowanie, przygotowanie i stosowanie narzędzi promocyjnych, przygotowywanie informacji na strony internetowe i prowadzenie mailingu oraz telemarketingu,